Conozco muchos informáticos y usuarios, incluyéndome a mí, que menos
preciábamos el uso del paquete de Office, simplemente nos conformamos con decir
antes un problema muy simple o típico de una empresa "Vamos a programar un pequeño software que realice esa función", existiendo un desconocimiento pleno de
las funcionalidades del paquete de Office, tanto de un usuario como de un
informático.
En mi caso cuando comencé ejercer mi profesión de Ingeniero
Informático, deseoso de comerme el mundo, resolví problemas programando
pequeños detalles a las empresas, y realmente no le dedicaba tiempo a leer la
ayuda de las herramientas disponibles a mano, y me pregunto, ¿Cuánto tiempo
ahorrado si hubiera leído la ayuda del paquete de Office? Ahora que tengo un
poco más de experiencia laboral, se puede decir que me pasa con menos
frecuencia y me dedico a investigar las herramientas disponibles para resolver
una situación dada.
Dejaré un poco el parloteo y voy a lo esencial de mi breve mensaje.
Todo comienza un día de loco cuando decido leerme un poco la Ayuda de Office
Access 2007 y me encuentro con la Recopilación de Datos mediantes mensajes de
correo electrónico mi expresión fue "QUE
IGNORANCIA LA MIA!!!!!!!". En ese momento me dije lo
tengo que probar para ver como funciona y "GENIAL!!!!" que maravilla como me gustó.
Mi objetivo es compartir un poco de conocimiento con ustedes explicando
lo más sencillo posible sobre esta técnica, si desean saber más de esto les
invito a leerse la Ayuda de Access.
Trabajando en conjunto Office Access, Outlook e InfoPath se puede
generar y enviar mensajes de correo electrónico a través de un formulario de
entrada de datos. Cuando se recibe los formularios se rellenan y devuelven
procesándose las respuestas, que pueden ser automáticas, o sea, cuando las
respuestas llegan al buzón de entrada del correo se adiciona el contenido del
formulario en una tabla de la base de datos. Esta técnica informática de
Microsoft Office 2007 se puede utilizar para realizar encuestas y guardar las
respuestas en Access , actualizar inventarios o recopilar información del
personal de una empresa, etc.
¿Por qué el Office Access, Outlook e InfoPath?
Se necesita una base de datos (Office Access 2007 con formato MDB, ACCDB, MDE
o ACCDE) que tenga el Asistente
para recopilar, guardar y procesar la información obtenida, a través de
mensajes de correo electrónico (Office Outlook 2007).
En los mensajes de correo electrónico se utilizan
formularios de entrada de datos como Office InfoPath 2007 o
formularios HTML.
¿Cuándo utilizo formularios HTML?
Se utiliza formularios HTML cuando no está instalado Office InfoPath
2007 en su PC o en los destinatarios del mensaje de correo electrónico.
¿Qué ventajas tiene utilizar InfoPath
sobre los formularios HTML?
Con formularios HTML los destinatarios no podrán agregar más de un
registro nuevo en cada respuestas, no siendo así con InfoPath.
¿Qué deben tener instalado los destinatarios del
mensaje del correo electrónico?
Los destinatarios pueden tener instalado Office Outlook e InfoPath 2007
o posterior, o simplemente un programa de correo electrónico que admita HTML.
¿Qué aspectos se deben considerar al recopilar datos
para llenar las tablas en Access?
- No se puede recopilar datos en tablas con campos de tipos de datos: Datos Adjuntos, Autonuméricos, campos multivalor y OLE.
- Si se necesita llenar más de dos tablas, se crea una consulta de selección y se utiliza para el formulario. Si se utiliza una consulta existente hay que asegurarse que no sea de solo lectura y que tenga los permisos para actualizarla o agregar registros.
- Es aconsejable tener una tabla con las
direcciones de correo de los destinatarios.
Opciones de recopilación de datos mediante correo electrónico
Demostración: Recopilar datos en Access 2007 a través del correo electrónico
Cómo recopilar datos mediante correo electrónico con Access
- Recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico
