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miércoles, 14 de noviembre de 2012

Recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico

Conozco muchos informáticos y usuarios, incluyéndome a mí, que menos preciábamos el uso del paquete de Office, simplemente nos conformamos con decir antes un problema muy simple o típico de una empresa "Vamos a programar un pequeño software que realice esa función", existiendo un desconocimiento pleno de las funcionalidades del paquete de Office, tanto de un usuario como de un informático.
En mi caso cuando comencé ejercer mi profesión de Ingeniero Informático, deseoso de comerme el mundo, resolví problemas programando pequeños detalles a las empresas, y realmente no le dedicaba tiempo a leer la ayuda de las herramientas disponibles a mano, y me pregunto, ¿Cuánto tiempo ahorrado si hubiera leído la ayuda del paquete de Office? Ahora que tengo un poco más de experiencia laboral, se puede decir que me pasa con menos frecuencia y me dedico a investigar las herramientas disponibles para resolver una situación dada.
Dejaré un poco el parloteo y voy a lo esencial de mi breve mensaje. Todo comienza un día de loco cuando decido leerme un poco la Ayuda de Office Access 2007 y me encuentro con la Recopilación de Datos mediantes mensajes de correo electrónico mi expresión fue "QUE IGNORANCIA LA MIA!!!!!!!". En ese momento me dije lo tengo que probar para ver como funciona y "GENIAL!!!!" que maravilla como me gustó.
Mi objetivo es compartir un poco de conocimiento con ustedes explicando lo más sencillo posible sobre esta técnica, si desean saber más de esto les invito a leerse la Ayuda de Access.
Trabajando en conjunto Office Access, Outlook e InfoPath se puede generar y enviar mensajes de correo electrónico a través de un formulario de entrada de datos. Cuando se recibe los formularios se rellenan y devuelven procesándose las respuestas, que pueden ser automáticas, o sea, cuando las respuestas llegan al buzón de entrada del correo se adiciona el contenido del formulario en una tabla de la base de datos. Esta técnica informática de Microsoft Office 2007 se puede utilizar para realizar encuestas y guardar las respuestas en Access , actualizar inventarios o recopilar información del personal de una empresa, etc.
¿Por qué el Office Access, Outlook e InfoPath?
Se necesita una base de datos (Office Access 2007 con formato MDB, ACCDB, MDE o ACCDE) que tenga el Asistente para recopilar, guardar y procesar la información obtenida, a través de mensajes de correo electrónico (Office Outlook 2007). En los mensajes de correo electrónico se utilizan formularios de entrada de datos como Office InfoPath 2007 o formularios HTML.
¿Cuándo utilizo formularios HTML?
Se utiliza formularios HTML cuando no está instalado Office InfoPath 2007 en su PC o en los destinatarios del mensaje de correo electrónico.
¿Qué ventajas tiene utilizar InfoPath sobre los formularios HTML?  
Con formularios HTML los destinatarios no podrán agregar más de un registro nuevo en cada respuestas, no siendo así con InfoPath.
¿Qué deben tener instalado los destinatarios del mensaje del correo electrónico?
Los destinatarios pueden tener instalado Office Outlook e InfoPath 2007 o posterior, o simplemente un programa de correo electrónico que admita HTML.
¿Qué aspectos se deben considerar al recopilar datos para llenar las tablas en Access?

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